Como Ahorrar Dinero en los Viajes de Negocios de sus Empleados
Posted on January 13, 2012 by Juan Coccaro
No importa qué tan sofisticados se hayan convertido el mundo de las conferencias web y telecomunicaciones, siempre habrán empleados en el mundo de los viajes. Muchos de los clientes siguen necesitando la interacción cara a cara y las importantes reuniones a menudo requieren que todos estén en la misma habitación para compartir documentos y mezclarse. Por desgracia, el viaje es a menudo costoso y toma mucho tiempo para gestionarlo. Un empresario tiene que asegurarse de que un empleado tenga un vuelo, hotel, alquiler de coches y dinero para las comidas que se coordinarán con el cliente u otros hombres de negocios.
Por esta razón, es importante que su empresa haga todo lo posible para reducir costos. Una de las maneras más fáciles de hacer que esto suceda, es romper el viaje en los diferentes componentes que son absolutamente necesarios:
Top 4 de las Necesidades de Empleados en los Viajes y cómo Mantener los Costos Bajos:
1.Alimentos- Sin duda tendrán que darle a sus empleados una forma de comprar alimentos, mientras dure viaje. Si ustedes están mirando para ahorrar dinero, deberían haber restricciones en los hábitos alimenticios. En primer lugar, los empleados deben tener una cierta cantidad de dinero y luego cualquier cosa adicional es a cargo de ellos. Ustedes deben hacer todo para ver todos los recibos de los alimentos comprados con los fondos de la compañía y asegurarse de que ningún empleado está aprovechando de la “comida gratis”. También es una buena idea encontrar los hoteles que ofrecen un desayuno gratuito y pedirle a sus empleados que por favor utilicen el desayuno gratuito. Esto les permitirá dar menos dinero antes de un viaje. Por último, insten a los empleados a que se mantengan alejado de servicio de habitaciones y que traigan su propia merienda.
2. Autos- Lo mas probable es que su empleado tenga que alquilar un coche cuando llegue. Por tanto, es una buena idea para su empresa tratar de inscribirse en los programas de alquiler de coches que algunas tarjetas de crédito ofrecen como recompensa. También la posibilidad de hablar con una empresa de alquiler de coches populares directamente para ver si hay algún tipo de programa del que ustedes puedan participar.
3. Hoteles- La mejor manera de conseguir una buena oferta en un hotel es reservar la habitación temprano. Esto a veces puede ser difícil cuando se trata de viajes de negocios, pero vale la pena si se puede planificar el futuro. Asegúrense de seguir a los hoteles en las redes sociales y esperar a que las promociones u ofertas que puedan quedar disponibles. Si sus empleados viajan con frecuencia, consideren hablar con el hotel para obtener un descuento potencial. Los hoteles suelen adorar los viajeros de negocios, por lo que probablemente van hacer todo lo posible para atrapar a su negocio de la mejor manera.
4. Vuelo - La mejor manera de ahorrar dinero en un vuelo es la construcción de millas aéreas a través de una tarjeta de crédito. Una vez que encuentren una tarjeta de crédito que ofrece kilómetros y kilómetros, utilicen la tarjeta siempre que sea posible! Esto les ayudará a trabajar por vuelos gratuitos. De lo contrario, es una buena idea darse una vuelta por sitios como Kayak.com para obtener la mejor oferta. Traten de tener a sus empleados evitar la comprobación de equipaje, si es posible, y tratar de reservar el vuelo durante la semana en lugar de un fin de semana.
Muchas de las compañías están de acuerdo en que viajes de los empleados es uno de los “extras” más caros en los aspectos de un negocio. Es fácil olvidarse de viajes de los empleados y por lo tanto muchas empresas no están preparadas. Sin embargo, si ustedes siguen algunas de estas medidas simples deberían ser capaces de ahorrar en los viajes y gastar su dinero de la compañía en cosas mejores, como un gran software de conferencia web. ¿Tienen más ideas sobre como ahorrar dinero en el viaje de sus empleados?
Saludos
Juan
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