Como Proteger su Pequeño Negocio de Los Fraudes

como evitar fraudes en su pequeño negocio

El Fraude en un Pequeño Negocio

Todas las empresas son vulnerables al fraude, pero los pequeños negocios son particularmente vulnerables debido a la toma de decisiones y de otras responsabilidades a menudo se concentran en unas posiciones claves. En este artículo, vamos a ver los riesgos de fraude a los que un pequeño negocio por lo general se enfrenta y de cómo evitarlos (o por lo menos reducirlos).

Fraude Interno y Fraude Externo

El fraude frente a cualquier tipo de negocio se puede dividir en dos tipos: internas y externas. El fraude interno es generalmente un fraude de un empleado o de un socio. Esto incluye la reorientación, la malversación de fondos, y el robo descarado. El fraude interno puede ser de un mal empleado o una conspiración de muchos. El Fraude externo es el fraude que implica al menos un interlocutor externo e incluye a menudo el elemento interno. El Fraude externo puede ser tan complejo como tener cómplices de proveedores que sobrefacturen el negocio y le den a los empleados el manejo de las cuentas con comisiones para quedarse tranquilo o tan simple como clientes que pasan cheques o usan tarjetas de crédito robadas. Nada puede eliminar todo el riesgo del fraude a lo que estan expuestos los pequeños negocios, pero hay algunos pasos que se pueden tomar para limitar la exposición.

Hagan el Due Diligence

La contratación de empleados puede ser un dolor de cabeza para cualquier pequeño empresario, especialmente ahora que el Internet ha armado a las personas con las herramientas necesarias para convertir el mas básico CV en uno super potente.

Aunque es razonable suponer que las referencias son igualmente inútiles para juzgar el carácter de un empleado potencial, bien vale la pena su tiempo para realmente marcar y tener una conversación. Mientras que pueden no ser muy sociables, se puede decir mucho de lo que hacen. ¿Cuánto tiempo hace que conocen al solicitante? ¿Cuánta instrucción necesita el candidato para aprender una nueva tarea? Estas no tienen que ser preguntas brillantes, sólo hay que estirar una conversación bastante tiempo para que surgan otro tipo de cosas de forma natural.

Cuanta mas responsabilidad tenga un empleado en un determinado negocio, mayor será la diligencia requerida. Si van a contratar a alguien que va a hacer la contabilidad y la manipulación de los depósitos, hagan el chequeo completo.

Dividir y Verificar

Ya sea que se trate de los recibos o de los números trimestrales, ningún simple empleado debe tener demasiada autoridad. Lo ideal sería que la persona que toma el dinero no debería ser la persona saca el dinero de la empresa y hace el depósito bancario, pero la realidad es que una pequeña empresa requiere de duplicidad de funciones.

Si ustedes no pueden separar las funciones de supervisión y no construir cierta vigilancia en el proceso, establezcan auditorías internas por hacer juntos, o con un contador público certificado del exterior (CPA). Sabiendo que las auditorías se van a llevar a cabo, es probable que la mayoría de la gente no se quiera arriesgar y oculten de toda forma posible el fraude . Traten de hacer auditorías sorpresivas. Hasta que ustedes no tengan empleados suficientes para dividirlos o el capital necesario para pagar auditorías externas regulares, ustedes van a tener que verificar personalmente la facturación, los depósitos y otras finanzas vitales.

Establecer Límites Claros

Escribiendo un código de ética puede ser difícil el dueño de un pequeño negocio que prefiere creer que hay valores compartidos que no necesitan ser registrados como reglas del salón de tercer grado. Sin embargo, escribir y tener a todos de acuerdo con las mismas reglas de juego es necesario por dos aspectos importantes. Uno, es que establece expectativas claras. No hay respuestas correctas o incorrectas, pero el hecho de escribirlo los protege de los malos entendidos y protege a sus empleados de decir una cosa y luego hacer cumplir otra. La segunda función de contar con un código de ética es el fortalecimiento de su caso en la corte si ustedes tienen que tomar acciónes legales.

Una vez que tengan el código de ética elaborado, es vital hacerlas cumplir y tener procedimientos a seguir cuando las reglas están claramente rotas. El primer paso para cualquier incumplimiento es documentarlo y, si es grave, ponerse en contacto con un abogado para que los guíe por los pasos adecuados. Tan vulnerables como las pequeños negocios son para los fraudes, son aún más susceptibles a los despidos improcedentes. La última cosa que deben hacer como propietario de un pequeño negocio es arrastrar a un empleado a su oficina y comenzar a gritar acerca de la forma en que tracionaron su confianza.

Conclusiónes

Lanzar un pequeño negocio sin tener que preocuparse que todo el mundo está tratando de robarle a ciegas es bastante difícil. Afortunadamente, ustedes no tienen que abandonar toda su fe en la humanidad – sólo tienen que tomar algunas medidas para mitigar su exposición. Determinen los puntos importantes a la hora de las contrataciónes y establezcan una supervisión y expectativas claras de lo que debe y no debe ser tolerado. Ustedes no van a eliminar todos los riesgos, pero pero si pueden minizarlos a full.

Espero que este artículo les resulte útil para su pequeño negocio.

Saludos

Juan

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About the author

Emprendedor Web, amante del SEO y el Marketing Online, :)Juan Coccaro

Comments

  1. says

    Muchas gracias por el artículo Juan. Estoy muy sensibilizada con el tema porque recientemente detectamos un caso de fraude interno en nuestra empresa, no es que sea muy grande así que nos sorprendió a todos. Ahora yo me encargo de controlar un poco estos asuntos para que no nos vuelva a suceder y es por ello que estoy tratando de informarme y aprender todo lo posible en relación a estos temas.

    Por todo ello te agradezco mucho el artículo y las cosas que he aprendido de él.
    Que pases unas felices fiestas Juan,
    Lorena.

  2. says

    Hola Lorena. Gracias por compartir tu mensaje. Me alegro que el artículo te haya sido de utilidad para aplicarlo en tu empresa. Cualquier consulta, no dudes en contactarme.

    Saludos
    Juan

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