Como Aumentar la Productividad en 3 Pasos

3 pasos para ser productivos1

Si hay un descriptor universal que define a los propietarios de pequeñas empresas, es “ocupado”. En muchos sentidos, la tecnología ha hecho nuestras vidas aún más ocupadas. Afortunadamente, también hay formas de usar la tecnología para simplificar su vida, y hacer que ustedes y su equipo sea más productivo. Aquí hay tres que trabajan para mí.

1. Utilizen el Almacenamiento en la Nube

El Almacenamiento en la nube era un cambio de juego que ha simplificado el proceso  para hacer copias de seguridad de sus datos. No más programación de copias de seguridad de y unidades de almacenamiento fuera del sitio, ahora, todo el proceso puede ser automático. Sin embargo,  para amplificar la productividad, tomen la nube más allá que una simple solución de copia de seguridad y tómenlo como un servicio en la nube que les permite acceder a sus datos en cualquier momento y en cualquier lugar. Hay docenas de opciones de almacenamiento en la nube para los pequeños negocios. Aquí están algunos a considerar:

Dropbox sincroniza y actualiza los datos de forma instantánea a través de carpetas compartidas para que siempre tengan la última versión de todo en todos los dispositivos, o desde el sitio web de Dropbox. Funciona con Windows, Mac, Linux, iPad, iPhone, Android y BlackBerry, y funciona incluso cuando no están conectados. La versión básica es gratuita y puede ser todo lo que necesitan, pero también hay una versión comercial.

Después de años de rumores, Google lanzó su servicio de almacenamiento en la nube llamado Google Drive. Si ustedes es como muchos propietarios de pequeñas empresas, es probable que ya utilizan Google Docs, al menos algunas veces para compartir los datos. Google Drive ofrece 5GB de almacenamiento gratuito, pero también hay opciones de pago, con una completa integración con todas las aplicaciones de Google (Gmail, Google Calendar, etc).

Les gusta Microsoft Office? Entonces es posible que deseen revisar Office 365, la solución en la nube de Microsoft que permite a su equipo  trabajar juntos y tener acceso a correo electrónico, conferencias web, documentos y calendarios en cualquier lugar. Desde que se construye para los negocios, ofrece seguridad de clase empresarial y trabaja con empresas de todos los tamaños.

2. Simplificar Social Media

Ningún propietario de un prqueño negocio puede permitirse el lujo de ignorar los medios sociales, pero la gestión de todas nuestras cuentas puede convertirse en un gran problema. Recuperar el tiempo mediante el uso de herramientas que les permiten administrar todas sus cuentas desde un tablero de instrumentos. Estas son algunas de las opciones más populares:

Hootsuite.com les permite administrar varias cuentas de redes sociales, programar mensajes, artículos y tweets. También hace un seguimiento de las menciones de su empresa en las redes sociales y las analiza. El plan básico es gratis y el plan Pro es de sólo $ 5.99 al mes.

Si ustedes tienen un negocio más grande con múltiples usuarios gestionando sus cuentas, o múltiples cuentas de redes sociales para diferentes líneas de productos o lugares, observen a Sendible, que ofrece características similares a Hootsuite, pero tiene más opciones que permiten a los grupos y equipos colaborar. Los planes van desde $ 29.99 al mes.

Si ustedes están siempre en el correo electrónico, observen a NutshellMail de Constant Contact. Supervisa toda la actividad relacionada con sus cuentas de redes sociales y ofrece un resumen por correo electrónico. Ustedes pueden publicar, twittear y administrar sus cuentas desde el interior de su dirección de e-mail sin necesidad de acceder a varias cuentas. Y es gratis.

3. Obtener un Control sobre su Dirección de E-mail

Manejar la avalancha de e-mails es más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, existen algunas tácticas que pueden ayudar. Ustedes no tiene que utilizar todos ellos (voy a admitir que no lo hacen), porque incluso haciendo uno de estos cambios pueden ver una gran diferencia.

  • Comiencen con un poco de etiquetas básicas. Limiten “reply alls,” no se sientan que ustedes necesitan enviar “gracias” después de cada cambio, mantengan los correos electrónicos cortos y manden correos electrónicos sólo cuando es realmente la mejor manera de comunicarse. A veces, tomar el teléfono, mandar mensajes instantáneos o caminar al lado de la oficina de alguien es más rápido.
  • Establezcan expectativas para el correo electrónico dentro de su negocio. Su equipo probablemente esté sobrecargado de mensajes de correo electrónico también. Discutan las normas para lo que requiere correo electrónico y lo que no, cuando mandar con CC y cómo crear líneas concisas y claras (“Estado Hoy Reunión 16:00 ” es mucho mejor que “Hola a todos”).
  • Minimizen la Cantidad de Correos Electrónicos que Reciben. Regularmente “poden” las listas a las que se suscriben para no sobrecargar. Configuren diferentes cuentas de correo electrónico para cosas como boletines de noticias o e-mails personales (compras / ofertas y deportes)  para que su bandeja de entrada principal no se inunden.
  •  Filtren. Con funciones mejoradas de búsqueda hoy en día, la clasificación e-mails en carpetas puede ser una pérdida de tiempo. Si ustedes tienen que crear carpetas (lo admito, uso las carpetas todo el tiempo) utilizen las herramientas de filtrado disponibles en su programa de correo electrónico para automatizar. También pueden utilizar filtros para controlar los mensajes recurrentes mediante el envío a su asistente o el envío de una respuesta automática.

Hay muchos más pasos que pueden tomar para ser más productivos, pero estos tres los llevará por buen camino.

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Saludos

Juan

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About the author

Emprendedor Web, amante del SEO y el Marketing Online, :)Juan Coccaro

Comments

  1. Juan says

    Para aumentar la productividad creo que también deberíamos tener en cuenta otros aspectos como puede ser el bienestar de los empleados. Con empleados más contentos obtenemos mejores resultados, pero para llegar a ello muchas veces precisamos de herramientas que nos ayuden a valorar estos aspectos en los empleados y hoy en día podemos echar mano de los softwares de productividad que encontramos en el mercado.

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