5 Maneras de Usar Google Voice para su Negocio

Google Voice Negocios 250x300El gigante de la internet, Google, que ya había introducido Google Voice en el año 2009, informó este año que el servicio estará disponible para todos los usuarios de los Estados Unidos. A pesar de que el servicio no ha cambiado dramáticamente desde entonces, sigue siendo muy útil para las pequeñas empresas, ya que puede darles una ventaja extra y hacer la vida profesional mucho más fácil – al menos, se puede si usted sabe cómo usarlo.

Cuando usted se registra puede elegir un número de teléfono virtual en cualquier código de área. Usted puede utilizar ese número para enviar y recibir mensajes de texto, grabar mensajes de voz e incluso recibir y realizar llamadas a través de Internet, pero se vuelve particularmente útil cuando se adhieren al número asociado con su teléfono móvil o fijo.

Hay algunas características que me hubiese gustado verlas, pero el conjunto actual sigue siendo impresionante. Google Voice puede reenviar las llamadas dirigidas a la línea virtual de su línea física, registro de mensajes de voz y llamadas en los dos números, transcribir mensajes de voz, compartir los mensajes de voz con otros contactos, bloquear llamadas, aplicar normas especiales para las llamadas individuales o grupos de llamantes, recibir notificaciones por email de las llamadas y mensajes de texto y hacer llamadas nacionales gratuitas e ilimitadas, y además llamadas internacionales a costos muy accesibles. Incluso le permite escuchar mensajes de voz en la medida que están siendo grabados, dándole la opción de recoger si usted quiere hablar con la persona que está dejando el correo de voz.

Aquí están mis cinco formas en que se pueden utilizar todas estas características para que su pequeña empresa sea más eficiente.

1. Bucar y Priorizar sus Llamadas

La mayoría de las funciones de Google Voice entran en esta categoría, pero tenga en cuenta que usted tiene que proveer efectivamente a los contactos con su número de teléfono de Google Voice para poder usarlos. No se puede utilizar muchas de las características que estoy enumerando para las llamadas recibidas a su antiguo número. Este es un gran problema para los propietarios de pequeñas empresas que ya han acumulado una extensa lista de contactos usando su antiguo número, pero si usted está pensando en cambiar el ritmo y sólo mantener su número de Google Voice, ya está todo listo.

Google grabará los mensajes de voz con su nombre, luego le enviará un e-mail o mensaje de texto con las transcripciones de cada voz que usted recibe. Las transcripciones no son perfectas, pero son generalmente bastante claras para saber quién está llamando y el motivo de la llamada. Más importante aún, se pueden buscar.

Al igual que usted puede buscar en su cuenta de Gmail o en la web a través de Google, puede buscar el texto transcrito de sus mensajes de voz. Mensajes de voz que nunca han sido buscados con anterioridad. Si sus negocios tiene un alto volumen de llamadas, esto es una característica importantísima, ya que le permite no perder llamadas importantes.

Si su negocio tiene un alto volumen de llamadas, esto es una característica asesino, ya que le permite no perder llamadas importantes.

Desde que los mensajes de voz y los mensajes de texto están en la web para poder realizar búsquedas y ordenar, puede procesar una gran cantidad de llamadas de manera más eficiente de lo que sería capaz de realizar con un sistema de correo de voz mas simple.

2. Utilize Diferentes Reglas y Saludos para sus Contactos

Usted puede asignar contactos a los grupos que definió en el menú de configuración de Google Voice, después puede modificar el comportamiento de esos grupos. Se puede decir que ciertos individuos o grupos deben estar conectados a determinados números cuando llaman, o bloquear algunas personas que quieran entrar en contacto con usted y evitar acosos por llamadas innecesarias.

Por ejemplo, puede determinar qué contactos  llamarán para discutir acuerdos empresariales, contactos que llamarán para solicitarle apoyo en determinados productos y reenviar las llamadas a los miembros apropiados del equipo de forma automática.

También pueden crear mensajes de correo de voz para clientes importantes o para representar ciertas divisiones de su negocio. Por ejemplo, los mensajes de correo de voz para el  servicio al cliente y las divisiones de ventas podría saludar a quienes llaman de diferentes maneras y con la información más relevante sobre a quién contactar.

3. Comparta las Llamadas con su Asistente o Socio

Debido a que las llamadas, los mensajes de texto y los mensajes de voz se envían a través del correo electrónico, usted puede transmitirlas fácilmente a otras personas que trabajan en su negocio. Pero eso no es todo lo que se puede hacer. En realidad puede integrar las grabaciones de audio de los mensajes de voz y compartirlos a través del correo electrónico o por otros medios de comunicación con cualquier persona que desee.

Además, usted puede pulsar un botón en medio de una llamada para comenzar a grabar. El audio grabado aparecerá en la web, y se puede compartir también. Esto puede ser muy útil para la colaboración, o para el caso en que un socio no haya podido asistir a una determinada conference call.

Como mencione en el punto anterior, se pueden configurar las llamadas de ciertos contactos para ir a los miembros del equipo específico, pero se puede transferir una llamada a un número diferente una vez que haya recibido también. Esto es standard para sistemas telefónicos de oficina normales, pero muchas de las pequeñas empresas de hoy en día operan a través de teléfonos móviles sobre la marcha. Esta es una característica de bienvenida para los dueños de negocios en esa situación.

4. Concentración de Clientes en un Lugar Específico

Google Voice le permite escoger cualquier código de área de EE.UU, y que puede ser de gran ayuda para las pequeñas empresas en un mundo tan grande. ¿Tiene usted una gran concentración de clientes en Chicago, pero que tiene base en San Francisco? Establezca un número de Google Voice en los códigos de área 773 o 312 para que tengan un número local en caso de necesitar apoyo.

Establezca un número de Google Voice en los códigos de área 773 o 312 para que tengan un número local para pedir apoyo.

Desde su perspectiva, el código de área es completamente irrelevante ya que todas llamadas nacionales de voz a través de Google son gratuitas, pero ese no sería el caso para los clientes y otros contactos importantes.

Digamos que usted tiene un negocio de consultoría para los guionistas de Hollywood, pero en realidad está trabajando desde Dallas. Algunos de sus clientes potenciales no lo tomará en serio si siente que no está conectado a la ciudad de Los Ángeles, por eso puede establecer un número en el código de área 323 – centro de Los Ángeles.

Pero tambén puede utilizar Google Voice para realizar llamadas internacionales a costos muy accesibles. Eso le puede ahorrar una suma considerable en esta era de negocios en Internet y comercio electrónico, cuando las fronteras nacionales tienen poco que ver con quién se va a hacer negocios.

5. Especifique Cuando y Donde quiere Recibir Llamadas

Usted puede informar a Google Voice cuales son las horas del día en las que estará disponible para determinados números, o simplemente decir que el teléfono suene fuera del horario comercial. Usted también puede cambiar las reglas para los contactos o grupos específicos, como dije anteriormente.

Digamos que usted está a punto de irse de vacaciones, y se va de la oficina a la 1:00 pm, y se queda con su celular hasta las 7:00 pm. Después de las 7:00, quiere apagar completamente todo. Simplemente le dicen a Google Voice que conecte las llamadas recibidas antes de la 1:00 pm a su teléfono fijo de oficina, que conecte las llamadas recibidas entre 1:00 y 7:00 pm a su teléfono móvil y de ahí en adelante darle la ordén de bloquear todas las llamadas.

Por supuesto que pueden hacer excepciones para los contactos importantes, como su socio de negocios, que sostiene el negocio, mientras que ustedes se fueron de vacaciones y sabe cuales  son las noticias suficientemente importantes como para merecer una interrupción. Solo tienen que configurar para que ese teléfono móvil este disponible para realizar llamadas en cualquier momento del día.

¿Ustedes utilizarían un servicio como Google Voice para su Negocio?. Si alguno ya lo utilizó, que experiencas tuvieron al respecto?. Espero comentarios.

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Emprendedor Web, amante del SEO y el Marketing Online, :) Juan Coccaro

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